„Früher stand beim Thema Preis der Angstschweiß auf der Stirn, heute verkaufen wir, dank Ihrer Methode, höhere Preise aktiv und selbstbewusst.“

Digitale Einkaufsverfahren, die Verkäufer kennen sollten

Elektronische Ausschreibung (E-RfX)

E-RfX (Electronic Request for X) ist ein Instrument zur Anfrage und Ausschreibung eines bestimmten Bedarfs (hierfür steht als Platzhalter der Buchstabe X) im Einkauf.

Für diese Art von Anfragen wird häufig eine Procurement-Software verwendet, die die anschließende Auswertung einfacher macht. Beispielsweise werden Multiple-Choice-Fragen in den verschiedenen elektronischen Anfragen gestellt, da auf diese Weise die Antworten später einfacher zu vergleichen bzw. auszuwerten sind. Ziel ist es, den optimalen Zulieferer für die gewünschte Ware bzw. Dienstleistung herauszufiltern. Entscheidend für den Erfolg einer ERfX-Maßnahme sind, neben dem Komplexitätsgrad der angefragten Leistungen, nach wie vor (wie auch beim traditionellen Einkauf) Kriterien wie die Zuverlässigkeit, Lieferperformance und Leistungsfähigkeit eines Lieferanten. Der Platzhalter X im RfX-Prozess kann dabei folgende unterschiedliche Anfragearten bezeichnen:

RfI (Request for Information)

Unter einer RfI versteht man eine allgemeine Anfrage zu Informationen über einen Anbieter und sein Produkt- bzw. Leistungsspektrum.

Diese Anfrage wird an ein breites Spektrum an potenziellen Zulieferern gerichtet, um erste Informationen über sie zu erhalten. Anschließend kann, sofern sich ein Zulieferer unter den angefragten befand, eine RfP (Request for Proposal) bzw. eine RfQ (Request for Quotation) vorbereitetet werden. Die RfI kann dem Einkäufer zu Beginn dazu dienen, eine Datenbank möglicher Zulieferer aufzubauen. Die Informationen, die über eine RfI gesammelt werden, umfassen meist Folgendes:

     Informationen zum Zulieferer selbst, wie Lieferprogramm, Standort, Mitarbeiter, Leitbild und Referenzen

     Beschreibung von Zusatz- bzw. ggf. Serviceleistungen

     Infomaterial zu Innovationen und möglichen zukünftigen Entwicklungen

Eine RfI ist noch keine detaillierte Entscheidungsgrundlage zum Kauf, sondern eher dazu gedacht, Anbieter grundsätzlich zu vergleichen, um deren Leistungsfähigkeit besser einschätzen zu können.

RfP (Request for Proposal)

Eine RFP ist eine spezifische Anfrage, z. B. mit folgenden Kriterien:

     funktionale Anforderungen

     konkrete Leistungsbeschreibungen

     Anforderungen an Prozesse und Schnittstellen

     Vertrags- und Personalaspekte

Der Lieferant kann hier eigene Vorschläge (Proposals), beispielsweise zur Leistungs- bzw. Produktoptimierung, aktiv einbringen.

RfQ (Request for Quote)

Es handelt sich hierbei in der Regel um eine Anfrage zu einem konkreten Angebot. Die Auswertung der einzelnen RfQs bietet die Möglichkeit, die Kosten verschiedener Zulieferer für die gewünschte Ware bzw. Dienstleistung zu vergleichen. Eine RfQ ist vor allem für die Beschaffung standardisierter, leicht austauschbarer Güter, sogenannter Commodities, geeignet. In einer RfQ werden alle nötigen Details festgehalten und dem potenziellen Lieferanten übermittelt, wie beispielsweise:

     die Spezifikationen der angefragten Teile

     Zeichnungen und Beschreibungen

     Anzahl und Volumen der angefragten Güter bzw. Leistungen

     Qualitätskriterien

     Zahlungs- und Lieferbedingungen

     Vertragslaufzeit

     Vertragsentwurf

Je genauer die Angaben in der Request for Quote sind, desto exakter können später die Zulieferer untereinander verglichen werden.

RfT (Request for Tender)

Eine RfT ist eine Einladung an Lieferanten zu einer bestimmten Ausschreibung.

Einer RfT geht meistens eine RfI voraus. Passende Kandidaten werden dann mit einer RfT erneut angeschrieben. Ein RfT sollte stets genau definiert sein. Da der Einkäufer Informationen aus der RfI vorliegen hat, werden in der Regel nur geeignete Zulieferer angefragt.

Eine RfT stellt eher eine Anfrage zur Machbarkeit der Leistung dar. D. h., ein Kunde hat klare Vorstellungen zu seinem Bedarf und möchte sich nun vergewissern, ob der angefragte Lieferant in der Lage ist, seine Vorstellungen zu realisieren. Der Unterschied zur RfQ besteht darin, dass der Einkäufer bei einer RfQ davon ausgeht, dass das gewünschte Produkt sowieso hergestellt werden kann, und nun den Kostenrahmen dazu anfragt.

Ihr Transfer in die Praxis

·       Wurde Ihr Produkt- bzw. Leistungssortiment schon in Form eines E-Catalogues digital aufbereitet?

·        Sind Sie bzw. Ihre Kollegen aus dem Vertrieb vertraut mit digitalen Einkaufs- bzw. Angebotsverfahren? Wurde der Umgang damit aktiv trainiert?

·        Kennen Sie die wichtigsten E-Markets Ihrer Branche? Sind Sie mit Ihren Angeboten dort bereits entsprechend vertreten, damit auch neue potenzielle Kunden auf diesem Weg mit Ihnen in Kontakt treten können?

Autor: Christian Kober, cfm Kober + Partner GmbH, Quelle:
„Die Verhandlungsmethoden der Einkäufer“, Springer Gabler Verlag, Wiesbaden, 2018